16.3 Compliance

Der Bayer-Konzern führt seine Geschäfte verantwortungsvoll und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften der Länder, in denen das Unternehmen tätig ist.

Unter Compliance verstehen wir rechtlich und ethisch einwandfreies Handeln unserer Mitarbeiter im geschäftlichen Alltag, denn jeder Mitarbeiter beeinflusst durch sein berufliches Verhalten das Ansehen des Unternehmens. Verstöße gegen einschlägige Gesetze, relevante Kodizes sowie interne Regelungen werden nicht geduldet. Compliance ist essenziell für unseren nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg.

Corporate Compliance

Der Konzernvorstand bekennt sich uneingeschränkt zu Compliance, ebenso wie zum Verzicht auf jegliches den Grundsätzen entgegenstehendes Geschäft. Diese für Bayer geltenden Compliance-Grundsätze haben wir in unserer (Corporate) Compliance umfasst gesetzliche und unternehmensspezifische Regelungen zum verantwortungsbewussten und gesetzmäßigen Handeln. Policy verankert, die in 42 Sprachen vorliegt. Darin enthalten sind die Verpflichtungen:

  • zur Einhaltung des Wettbewerbsrechts,
  • zur Integrität im Geschäftsverkehr und gegen jede Form der Korruption,
  • zum Prinzip der Nachhaltigkeit und Produktverantwortung,
  • zur Einhaltung des Außenhandels- und Insiderrechts,
  • zur Trennung der beruflichen von den privaten Interessen,
  • zur ordnungsgemäßen Aktenführung und transparenten Finanzberichterstattung sowie
  • zu fairen und respektvollen Arbeitsbedingungen und gegen jede Form der Diskriminierung.

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, diese Regelungen zu befolgen und Verletzungen der Policy unverzüglich zu melden. Aufgrund von Besonderheiten der nationalen Rechtslage gilt diese generelle Meldepflicht nicht in Frankreich. Den Führungskräften kommt im Bayer-Konzern bei der Umsetzung der Corporate Compliance Policy eine besondere Bedeutung zu. Mit ihrer Vorbildfunktion tragen sie entscheidend dazu bei, dass dieser wichtige Verhaltenskodex bei Bayer aktiv gelebt wird. Führungskräfte können ihre Ansprüche auf variable Vergütungsanteile verlieren und müssen mit weiteren disziplinarischen Maßnahmen rechnen, wenn es in ihrem Verantwortungsbereich systematische Verstöße gegen das geltende Recht gegeben hat. Regelgerechtes und gesetzestreues Verhalten ist Teil der Leistungsbeurteilung aller leitenden Mitarbeiter.

Die Einhaltung der Corporate Compliance Policy ist ein Bestandteil aller Prüfungen der Bayer Konzernrevision. Die Prüfungsplanung folgt einem funktions- und risikoorientierten Ansatz, der auch einen Korruptionswahrnehmungsindex berücksichtigt. In den größten Gesellschaften, deren Anteil rund 90 % am Konzernumsatz beträgt, ist die Präsenz in einem Drei-Jahres-Zyklus vorgesehen. Im Jahr 2015 wurden insgesamt 214 Prüfungen durchgeführt. Davon entfallen 38 auf präventive und anlassbezogene Compliance-Audits. Der Leiter der Konzernrevision nimmt regelmäßig an den Sitzungen des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats teil und stellt diesem mindestens einmal jährlich eine Übersicht über die durchgeführten Prüfungen und deren Ergebnisse vor.

Compliance-Organisation

Die Compliance-Organisation im Konzern wird vom Group Compliance Officer geleitet. Er berichtet regelmäßig direkt an den Vorstandsvorsitzenden sowie an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats. Eine zentrale Compliance-Abteilung unterstützt ihn bei der Steuerung und Umsetzung der konzernweiten Compliance-Aktivitäten. Alle Konzernführungsgesellschaften verfügten im Berichtsjahr über eigene Compliance Officer, die u. a. für die Etablierung teilkonzern- und branchenspezifischer Standards zuständig sind. Bei Fragen zum rechtlich und ethisch korrekten Verhalten in geschäftlichen Situationen steht allen Mitarbeitern in allen Ländern und Ländergruppen des Konzerns jeweils ein zentraler Compliance Officer als Ansprechpartner zur Verfügung – gegebenenfalls unterstützt durch weitere Compliance-Funktionen.

Die Compliance-Organisation orientiert sich in ihrer Arbeit an internationalen Standards, wie den „OECD Recommendations of the Council for Further Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions“.

Ziele und Selbstverständnis der Compliance-Organisation im Bayer-Konzern sind in unserer Compliance-Charta festgeschrieben. Sie ist die Grundlage für eine proaktive, risikobasierte und kooperative Zusammenarbeit mit dem operativen Geschäft, die auf frühzeitige Prävention abzielt. Um Compliance als festen, lebendigen Bestandteil der Bayer-Unternehmenskultur weiterzuentwickeln, muss sie in alle operativen Geschäftseinheiten und deren Arbeitsprozesse integriert sein.

Der frühzeitigen Prävention dient ein konzernweites Compliance-Management-System. Es beruht auf Partnerschaft mit dem operativen Geschäft, Dialog und Transparenz sowie auf kontinuierlicher Verbesserung. Es schließt auch die Ahndung von Compliance-Verstößen mit ein.

Treiber des präventiven Ansatzes ist das Integrierte-Compliance-Management (ICM)-Projekt. Dieses fördert die enge und systematische Kooperation der Compliance-Fachleute und der Verantwortlichen des operativen Geschäfts. Mithilfe von ICM können relevante Geschäftsrisiken erkannt und minimiert werden. Identifizierte Compliance-Risiken und die Maßnahmen zu ihrer Abwehr werden in einem systematischen Prozess in sogenannten „Round Tables“ erörtert und abgestimmt. Teilnehmer dieser „Round Tables“ sind die Compliance-Funktionen und die Verantwortlichen des betroffenen Geschäftes. Die Ergebnisse der „Round Tables“ werden in einer konzernweiten Compliance-Risk-Management- Datenbank erfasst und überwacht.

Konzernziel 2015:

Durchführung vorsorglicher Risikobeurteilungen in allen drei Teilkonzernen

Wir haben entsprechend unserem Konzernziel bis Ende 2015 in der Holding, allen drei Teilkonzernen und den Landesorganisationen umfassende vorsorgliche Risikobeurteilungen durchgeführt. Regelmäßige Selbst-Monitorings der operativen Geschäftsfelder mittels geeigneter Prüf- und Kontrollverfahren ergänzen das Projekt. ICM-Fokusthemen sind u. a. Kartellrecht, Antikorruption, Exportkontrolle, Interessenkonflikte, Insiderhandel, Antidiskriminierung und Datenschutz. Das Projekt wurde zum Jahreswechsel 2015/16 in die Compliance- und Datenschutz-Organisation des Unternehmens überführt.

Compliance-Verstöße können bei einer weltweit eingerichteten, zentralen Compliance-Hotline – auch anonym – gemeldet werden. 2015 wurde diese Hotline auf einen neuen internationalen Dienstleister mit zusätzlichen Serviceangeboten umgestellt. Bei dieser Compliance-Hotline, die auch der allgemeinen Öffentlichkeit zugänglich ist, wurden im Berichtsjahr insgesamt 185 Meldungen (davon 121 anonym) durch die Compliance-Organisation registriert. 10 Meldungen kamen aus Deutschland und 175 aus anderen Teilen der Welt. Als alternative Ansprechpartner für Compliance-Verdachtsfälle dienen – neben der zentralen Compliance-Hotline – die jeweiligen Compliance Officer in den Landesorganisationen und die Konzernrevision.

Alle Compliance-Verdachtsfälle werden konzernweit nach einheitlichen Kriterien erfasst und gemäß den Regeln der Bayer-Direktive „Bearbeitung von Compliance-Vorfällen“ bearbeitet.

Online-Ergänzung: 3-16.3-1:

eingeschränkt geprüft

Bestätigt sich ein Compliance-Vorfall durch die eingeleitete Untersuchung, steht dem Unternehmen ein abgestufter Maßnahmenkatalog zur Verfügung. Dieser umfasst mündliche oder schriftliche Ermahnungen eines Mitarbeiters, eine Versetzung, den Nichtvollzug einer geplanten Beförderung, die Kürzung der variablen Einkommenskomponente, die Herabstufung der Tarif- oder Vertragsstufe sowie die ordentliche oder außerordentliche Kündigung des Arbeitsvertrages. Weitergehende Ansprüche des Unternehmens auf Kostenerstattung oder Schadensersatz sowie mögliche strafrechtliche Maßnahmen sind hiervon unberührt. Die im Einzelfall zu ergreifenden Maßnahmen richten sich nach der Schwere des Compliance-Vorfalls und dem jeweils anwendbaren Recht.

Compliance-Schulungen und Kommunikation

Konzernziel 2015:

Jährliches Compliance-Training aller Bayer-Manager

(> 99 %)

Durch konzernweite bedarfs- und zielgruppenorientierte Trainingsmaßnahmen und umfangreiche Kommunikationsaktivitäten unterstützen wir unsere Mitarbeiter dabei, ihr Bewusstsein für Compliance und die damit verbundenen Risiken zu stärken und weiterzuentwickeln. 2015 haben insgesamt 38.609 Bayer-Manager und damit 96,6 % aller Bayer-Manager gemäß unserem Konzernziel weltweit ein Compliance-Training pro Jahr absolviert.

Online-Ergänzung: 3-16.3-2:

eingeschränkt geprüft

Durch gezielte Schulungsmaßnahmen wollen wir vermeiden, dass Mitarbeiter aus Unwissenheit oder Unsicherheit Grenzen übertreten. Die Compliance-Trainings spiegeln die ICM-Fokusbereiche wider und sind in verschiedenen Formaten wie beispielsweise Web-Based-Trainings (WBT), Präsenztrainings oder Workshops verfügbar, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

2015 wurde ein neues globales Web-Based-Training zum Thema Interessenkonflikte in 83 Ländern implementiert. Das Training ist zunächst in 10 Sprachen verfügbar, 26.163 Mitarbeiter haben dieses WBT bereits abgeschlossen.

Neue Mitarbeiter sowie Mitarbeiter, die den Verantwortungsbereich innerhalb von Bayer wechseln, werden regelmäßig entsprechend ihren Funktionen zu den für sie relevanten Trainings eingeladen. So wird sichergestellt, dass alle neuen Mitarbeiter alle benötigten Trainings erhalten.

Für die Mitarbeiter des Teilkonzerns HealthCare bieten wir aufgrund der besonders strengen Compliance-Regelungen im Bereich Gesundheitswesen spezielle Trainings an. Mehr dazu lesen Sie in Kapitel 7.

Das Thema Compliance war auch im Geschäftsjahr 2015 Gegenstand einer breit angelegten Kommunikationskampagne. Alle Mitarbeiter sollen umfassend über Compliance und die Beratungsmöglichkeiten durch Compliance-Mitarbeiter nach dem neuen Partner-Konzept informiert sowie stärker für Compliance-kritische Situationen sensibilisiert werden. Schwerpunkte der Kommunikationsaktivitäten im Berichtsjahr waren die Themen „Interessenkonflikte“ und „Produktbezogene Kommunikation“. Zu beiden gab es eine breite Palette interner Medienangebote. Ein Quiz zu Beginn des Jahres bot die Gelegenheit, verschiedene Compliance-Aspekte aufzufrischen.